להפוך מידע, רעיונות והחלטות למסרים ברורים, רלוונטים וקלים להעברה
בארגונים לא חסר מידע. האתגר הוא להבין מה מתוך כל המידע הזה באמת צריך לעבור לקהל, מהו העיקר, איך נכון למסגר אותו ומה רוצים שיקרה בעקבותיו.
מסר לא הופך לברור רק משום שהוא מנוסח יפה. לפעמים הוא עמוס מדי, לפעמים הוא נכתב מנקודת המבט של מי שיודע את כל הפרטים, ולעיתים פשוט לא הוגדר מספיק טוב מה הקהל אמור להבין.
בטורבה אנחנו עובדים עם צוותים ומנהלים על פיתוח, זיקוק והעברת מסרים מתוך סיטואציות עסקיות אמיתיות. המטרה היא לא רק לנסח טוב יותר, אלא לבנות מסר שמותאם לקהל, לסיטואציה ולתוצאה שרוצים לקדם.
מהי העברת מסרים אפקטיבית?
העברת מסרים אפקטיבית היא היכולת לקחת רעיון, מידע, החלטה או המלצה, לזהות את העיקר ולהעביר אותו בדרך שמאפשרת לקהל להבין מה חשוב, מה המשמעות עבורו ובמקרים הרלוונטיים גם מה נדרש ממנו.
העבודה מתחילה לפני שלב ההצגה. אפשר לדבר בביטחון ולהציג היטב, ועדיין להעביר מסר שאינו מספיק ממוקד או רלוונטי לקהל.
Delivery טוב יכול לחזק מסר, אבל הוא לא מחליף עבודה נכונה על המסר עצמו.
מהו פיתוח מסרים ומה כולל תהליך בניית מסר?
פיתוח מסרים הוא התהליך שבו לוקחים מידע, רעיונות או החלטות ומחליטים מה מתוכם צריך להפוך למסר המרכזי, כיצד נכון למסגר אותו ואיך להתאים אותו לקהל.
לפני שכותבים שקף, מייל, מסמך או נקודות לשיחה, כדאי לשאול:
- מה אנחנו רוצים להשיג באמצעות התקשורת?
- מי הקהל ומה הוא כבר יודע?
- מה חשוב לקהל הזה להבין?
- מהו הרעיון המרכזי שאסור שילך לאיבוד?
- איזה מידע באמת תומך בו?
- איזה מידע אפשר להשאיר בחוץ?
- איך נכון למסגר את הנושא?
- מה אנחנו רוצים שהקהל יבין, יחשוב או יעשה בעקבות המסר?
מסר הוא בחירה. הוא לא תקציר של כל מה שאנחנו יודעים בנושא.
ככל שמכירים נושא לעומק, כך חשוב יותר לדעת להבחין בין מה שחיוני להבנת המסר לבין פרטים שאינם נדרשים לקהל באותה סיטואציה.
למה העברת מסרים בארגון מסתבכת?
העברת מסרים בארגון מסתבכת משום שאותו מידע עובר בין אנשים, תפקידים וקהלים עם ידע, צרכים ונקודות מבט שונות.
צוות מקצועי עשוי לדבר בשפה שמובנת לו היטב, אבל פחות ברורה להנהלה או ללקוח.
מסר שעובד מול קהל אחד עשוי לדרוש דגש אחר מול קהל אחר, וכאשר מידע עובר בין כמה דרגים, גם ההקשר שלו יכול להשתנות.
בין האתגרים הנפוצים:
- הארגון מדבר מנקודת המבט שלו במקום מזו של הקהל.
- קהלים שונים צריכים להבין היבטים שונים של אותו נושא.
- שפה מקצועית או טכנולוגית אינה תמיד מתאימה למי שאינו חי את התחום.
- לא תמיד קיימת היררכיה ברורה בין המסר המרכזי לבין הפרטים שתומכים בו.
- לעיתים לא הוגדר מספיק טוב מה רוצים שהקהל יבין או יחליט.
המטרה אינה לפשט כל נושא, אלא להבין איזו רמת מורכבות הקהל באמת צריך.
איפה פיתוח והעברת מסרים פוגשים את העבודה בפועל?
הצגת אסטרטגיה
להפוך כיוון עסקי רחב למסר שאנשים יכולים להבין ולפעול לפיו.
ישיבת הנהלה או דירקטוריון
לזקק מידע ולהבהיר את ההמלצה, ההחלטה או השאלה המרכזית.
מוצר או פתרון מורכב
להפוך features, נתונים ומונחים מקצועיים לערך ברור עבור הקהל.
Pitch ללקוח או למשקיע
לבחור את המידע שתומך בהחלטה שרוצים לקדם.
מסר לעובדים
להסביר מה קורה, למה זה חשוב ומה המשמעות עבור הקהל.
הצגת נתונים או מחקר
להפוך נתונים וממצאים למסקנה ברורה.
All Hands, כנס או אירוע
לשמור על מסר מרכזי גם כאשר מדברים לקהל רחב ומגוון.
סדנת העברת מסרים לארגונים
סדנת העברת מסרים של turba היא סדנה מעשית שעובדת על היכולת לקחת מידע, רעיון או החלטה ולבנות מהם מסר ברור שמותאם לקהל ולסיטואציה.
הדגש אינו על תיאוריה כללית של תקשורת. המשתתפים עובדים על היכולת להבין מה באמת רוצים לומר, לבחור את המסר המרכזי, להתאים אותו לקהל ולתרגל את הדרך שבה הוא מועבר.
ככל שניתן, העבודה מתחברת לחומרים, אתגרים וסיטואציות אמיתיים מתוך הארגון, כך שהתרגול מתקיים בתוך ההקשר שבו המשתתפים באמת צריכים להשתמש בכלים.
על מה עובדים בסדנה?
בהתאם לצורך, העבודה יכולה לכלול:
- הגדרת מטרת המסר
- זיקוק מידע מורכב
- בחירת המסר המרכזי
- יצירת היררכיה בין עיקר לטפל
- התאמת המסר לקהל
- מסגור מידע
- מעבר משפה מקצועית לשפה ברורה
- התאמת אותו נושא לקהלים שונים
- שימוש בדוגמאות להמחשה
- תרגול מסרים מתוך סיטואציות עסקיות אמיתיות
למי מתאימה סדנת העברת מסרים?
הסדנה יכולה להתאים להנהלות ומנהלים, צוותי Product ו-Product Marketing, Sales, Business Development, HR, Marketing, Communications, Customer Success, מנהלי פרויקטים ומומחים מקצועיים או טכנולוגיים.
המשותף אינו התפקיד. המשותף הוא הצורך לקחת מידע, החלטה או רעיון שאדם אחד מכיר היטב ולהפוך אותם למסר שאדם אחר יכול להבין.
מה ההבדל בין בניית מסר להעברת מסר?
בניית המסר עוסקת במה אומרים: המטרה, הקהל, המסר המרכזי, המסגור והמידע שתומך בו.
העברת המסר עוסקת בדרך שבה המסר פוגש את הקהל בפועל: רמת הפירוט, הדוגמאות, אופן ההצגה וההתאמה לסיטואציה. אלה שני חלקים של אותה עבודה.
מסר אחד, קהלים שונים
אותן עובדות אינן מחייבות את אותו מסר. נושא שמוצג להנהלה, לעובדים, ללקוחות, למשקיעים או לשותפים עשוי להישען על אותו מידע בסיסי, אבל הדרך שבה נכון להעביר אותו יכולה להשתנות. בין קהל לקהל יכולים להשתנות:
- רמת הפירוט
- נקודת הפתיחה
- ההקשר
- המסגור
- הדוגמאות
- הפעולה שמבקשים מהקהל לבצע
לדוגמה, צוות מוצר יכול להכיר עשרות פרטים טכניים על יכולת חדשה. מול הנהלה ייתכן שהשאלה המרכזית תהיה המשמעות העסקית שלה, בעוד שמול לקוח הדגש יהיה על הבעיה שהיא פותרת.
איך נראה תהליך העבודה עם טורבה?
העבודה מותאמת לאתגר ולסיטואציות של הארגון, ולא מבוססת על נוסחה אחת שאמורה להתאים לכל מסר. בהתאם לצורך, העבודה יכולה לכלול:
- הבנה של הקהל ושל אתגרי התקשורת
- זיהוי מסרים וסיטואציות אמיתיים מתוך העבודה
- עבודה על חומרים קיימים
- התאמתו לקהל ולסיטואציה
- תרגול ושיפור
המטרה היא לא רק לשפר מסר אחד, אלא לפתח דרך חשיבה שאפשר להשתמש בה שוב כאשר צריך להפוך מידע מורכב למסר ברור.
מה האתגר התקשורתי שאתם צריכים לפתור?
צריך לחדד את המסר
כאשר האתגר הוא להבין מה לומר, לזקק מידע, לבחור את העיקר ולהתאים אותו לקהל, המיקוד הוא בפיתוח והעברת מסרים.
צריך לבנות סביב המסר סיפור
כאשר המסר כבר ברור ורוצים לבנות סביבו נרטיב, הקשר וסיפור שמחזקים את המשמעות והזכירות, אפשר להעמיק במסגרת סדנת סטוריטלינג ותקשורת אפקטיבית.
צריך להציג את התוכן מול קהל
כאשר האתגר המרכזי הוא באופן שבו מארגנים ומציגים את התוכן במסגרת מצגת ומול קהל, כדאי להעמיק ב-סדנת פרזנטציה.
מנהלים צריכים להשתמש בתקשורת ככלי ניהולי
כאשר מנהלים ובכירים צריכים להעביר החלטות, כיוון ואסטרטגיה מול בעלי עניין שונים, המיקוד נמצא ב-תקשורת אסטרטגית למנהלים בכירים.
המסר הוא חלק משינוי רחב בארגון
כאשר המסרים הם חלק מתהליך שינוי ארגוני, נדרשת התייחסות רחבה יותר לקהלים, להקשר ולמשמעות השינוי. במקרה כזה אפשר להעמיק ב-תקשור שינוי ארגוני.
שאלות נפוצות על פיתוח והעברת מסרים
מהי העברת מסרים?
היכולת לזקק ולהעביר מידע או רעיון כך שלקהל יהיה ברור מה חשוב ומה המשמעות עבורו.
מהו פיתוח מסרים?
תהליך שבו מגדירים את מטרת התקשורת, מבינים את הקהל ומחליטים מהו המסר המרכזי וכיצד נכון למסגר אותו.
מה ההבדל בין פיתוח מסרים להעברת מסרים?
פיתוח עוסק בבניית המסר עצמו. העברה עוסקת בדרך שבה הוא מגיע לקהל בתוך הסיטואציה הרלוונטית.
מה לומדים בסדנת העברת מסרים?
בהתאם לצורך, הסדנה יכולה לעסוק בזיקוק מידע, הגדרת מטרה, בחירת המסר המרכזי, התאמה לקהל, מסגור ותרגול על סיטואציות עסקיות אמיתיות.
למי מתאימה סדנת העברת מסרים?
למנהלים, צוותים ואנשי מקצוע שנדרשים להסביר רעיונות, מידע, החלטות או המלצות לקהלים שונים במסגרת העבודה.
האם אפשר לעבוד בסדנה על מסרים אמיתיים מהארגון?
כן. העבודה יכולה להתבסס על חומרים וסיטואציות אמיתיים של המשתתפים, כדי לחבר את הכלים לצרכים שבהם הם נדרשים להשתמש בפועל.
מה ההבדל בין סדנת העברת מסרים לסדנת סטוריטלינג?
העברת מסרים מתחילה בזיקוק ובבניית המסר עצמו: מה רוצים לומר, למי ומה העיקר. סטוריטלינג מתמקד בבניית נרטיב, הקשר וסיפור סביב המסר.
מסר טוב מתחיל בהחלטה מה באמת צריך לעבור
בכל יום אנשים בארגון נדרשים להסביר רעיונות, החלטות, נתונים ומידע מורכב. כאשר המסר אינו ברור, הוספת עוד מידע לא בהכרח פותרת את הבעיה ולעיתים אפילו מקשה על הקהל להבין מה באמת חשוב.
turba עובדת עם צוותים ומנהלים על היכולת לזהות את העיקר, לפתח ולזקק מסר ולהעביר אותו בדרך שמתאימה לקהל ולסיטואציה, מתוך העבודה האמיתית שהארגון והאנשים בו פוגשים ביום-יום.
לתיאום סדנת העברת מסרים או תהליך מותאם לארגון
מלאו את הטופס ונחזור אליכם בהקדם
